GESTION ET ORGANISATION LOGISTIQUE DES « LABS » ANNUELS

L’INSTITUT FRANÇAIS

Comment gérer la logistique d’événements regroupant des participants venant de pays différents, les accueillir dans les meilleures conditions à Paris et les accompagner efficacement au quotidien pour faire de ces rencontres une véritable réussite ?

LA DEMANDE

Les « labs » regroupent 3 événements annuels : le LabCitoyen, qui permet de traiter de grandes thématiques des droits de l’Homme, l’AyadaLab, qui soutient la croissance de projets d’entreprenariats, et le SafirLab, qui aide au développement des initiatives sociales dans le monde arabe, en partenariat avec le CFI.

LA SOLUTION WAGRAM & VOUS

  • Une équipe de gestion de projet dédiée à la préparation et au reporting des événements, pour garantir un projet sur-mesure à l’Institut français
  • Deux accompagnateurs sur place pour toute la durée des événements, dont un présent 24 h / 24, pour s’assurer de l’excellent déroulement des « labs »

CONCRETEMENT

L’Institut français organise 3 événements annuels à Paris, réunissant de jeunes participants entrepreneurs, présidents d’association, influenceurs, … Chacun de ces participants est investi dans le développement social, économique ou politique de leur pays. Ces rencontres leur permet d’échanger sur de nombreuses thématiques et permettent à ces jeunes de découvrir ce qu’il se passe dans d’autres pays et notamment en France.

Pour garantir à l’Institut français des événements réussis et permettre aux participants de tirer le meilleur de leur venue à Paris, l’équipe de Wagram & Vous gère l’aspect logistique des rencontres de A à Z, 24 h / 24.

Cet accompagnement logistique démarre à la réservation des billets d’avion et s’achève au retour dans le pays d’origine du participant. Il passe par la gestion de l’hébergement, de la restauration, du transport sur place ou encore par la proposition de visites et d’activités pendant les temps libres.

Deux accompagnateurs sont présents sur place pendant toute la durée de l’événement, dont un jour et nuit, pour répondre à tous les besoins des participants. Lors du SafirLab, cet accompagnateur est arabophone, pour garantir une excellente communication avec chaque participant.

L’IMPACT

L’Institut français renouvelle chaque année sa confiance à Wagram & Vous pour l’organisation logistique de ces événements. Ce partenariat longue durée est la preuve d’une relation de confiance, et nous sommes très fiers d’accompagner l’Institut français sur tous ces beaux projets.