Comment gérer les imprévus lors d’un événement

Anne-Lise

Vous aurez beau avoir planifié votre événement de A à Z, dans le moindre détail, et connaître sur le bout des doigts tout son déroulement, vous n’êtes pas à l’abri d’un, ou de plusieurs, imprévus… Ces imprévus sont fréquents, voire systématiques, lorsqu’on organise un événement. Heureusement, il existe des astuces pour les gérer le mieux possible et faire de votre projet une véritable réussite !

Micros qui ne fonctionnent pas, traiteur en retard, intervenant absent, météo capricieuse, invités indésirables… Les imprévus peuvent être plus ou moins graves et plus ou moins difficiles à gérer. Cependant, certains conseils généraux peuvent s’appliquer à chaque situation non prévue survenant lors de votre événement :

1. Anticiper les imprévus

Les imprévus ne font pas partie du programme, certes, mais il est tout de même possible d’en anticiper certains. Lors de la préparation de votre événement, il est absolument essentiel de réfléchir à tout ce qui pourrait potentiellement arriver et nuire à votre projet. Suite à cela, vous devrez prévoir des plans B, voire des plans C. Par exemple, si votre événement a lieu en extérieur, vous devriez prévoir un lieu de repli en intérieur en cas de mauvais temps.

Anticiper les imprévus permet d’être préparé et de réagir rapidement et efficacement s’ils se manifestent.

2. Contrôler son stress

Les imprévus peuvent générer du stress ou de la colère. Cependant, ces émotions ne vous aideront pas forcément à résoudre le problème. Pire, vous risquez de communiquer votre stress aux participants, qui ne s’étaient peut-être encore aperçus de rien ! Si un imprévu survient, prenez quelques instants pour bien comprendre la situation, mesurer son impact et réfléchir aux solutions possibles. Ne paniquez pas, vous risquez davantage de vous épuiser et de faire des erreurs que d’agir efficacement.

3. Savoir s’adapter et improviser

Gérer des imprévus lors d’un événement demande de faire preuve de souplesse, il va falloir vous adapter à la nouvelle situation pour que votre projet se déroule au mieux. Un intervenant est absent ? Proposez un temps de parole plus long ou une séance de questions-réponses à un autre intervenant présent. Le traiteur n’a pas livré le repas ? Sortez votre carnet d’adresses et contactez vos autres prestataires. Bref, sachez vous adapter aux imprévus et improviser (ce qui sera beaucoup plus facile si vous avez bien suivi notre point n°1 !).

4. Savoir déléguer et communiquer

Vous n’avez pas forcément besoin de gérer tous les imprévus seul, votre équipe peut être une aide précieuse… à conditions que vous acceptiez de leur faire confiance et de déléguer certaines tâches. En cas d’imprévus lors de votre événement, commencez par rassembler les personnes impliquées dans l’organisation et expliquez-leur clairement et calmement le problème. 

Écoutez leurs propositions, puis, une fois la meilleure solution choisie, attribuez une tâche à chacun. Ainsi, vous gagnerez du temps et agirez plus efficacement. 

5. Tirer des leçons de ces imprévus

Une fois l’événement terminé, il est nécessaire de faire un bilan : ce qui a été une réussite, ce qui s’est moins bien passé, les différents imprévus survenus, l’efficacité de leur gestion… Sachez tirer des leçons de cet événement pour ne pas refaire les mêmes erreurs lors des suivants. Sachez également relativiser ! Il est rare d’organiser un événement où tout se déroule exactement comme prévu, mais ce n’est pas pour autant que votre projet est un échec. 

La gestion des imprévus fait partie intégrante de l’organisation d’un événement. Cependant, la perspective de ces imprévus peut vous effrayer, à juste titre. Chez Wagram & Vous, nous vous proposons un accompagnement sur-mesure, de la préparation de votre événement à sa réalisation. Nos équipes sauront anticiper et s’adapter pour gérer efficacement chaque imprévu qui pourrait survenir. Séminaire team building, inauguration, voyage d’étude, séminaire… N’hésitez pas à nous confier votre projet pour vivre sereinement chaque étape de votre événement.

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