Pour consolider et développer les réseaux constitués autour de votre entreprise, vous envisagez l’organisation d’une conférence virtuelle ? Cet événement digital est une occasion unique pour votre société de se démarquer de la concurrence en établissant un lien solide avec ses clients, ses partenaires et ses collaborateurs. Naturellement, cela passe par une bonne communication, une ambiance réceptive et une expérience plaisante pour les participants.

Pour un événement professionnel valorisant pour votre entreprise, faites appel à notre agence d’organisation d’événements Wagram & Vous. Nous accompagnons les sociétés dans la réalisation d’événements présentiels, digitaux ou hybrides. Ainsi, pour nos professionnels, les rencontres en ligne n’ont plus de secrets. À de nombreuses reprises, notre agence a assuré la couverture de plusieurs événements virtuels et bénéficie d’un carnet d’adresses bien fourni en prestataires de visioconférence.

Avez-vous déjà fixé les objectifs de l’organisation ?

Comme tout événement d’entreprise original, la planification d’une conférence virtuelle passe par la définition claire des objectifs. Généralement, le but de ce type d’événement est de réunir une communauté autour d’un thème ou d’un objectif commun. Cela peut se faire dans un cadre visant à partager une information, présenter un service, échanger des idées avec vos clients ou en apprendre plus sur eux.

Le plus important est de vous demander : quel est le message que vous désirez passer ? Quels atouts de votre entreprise souhaitez-vous mettre en avant ? Ou encore : qu’est-ce que les participants doivent retenir de votre conférence virtuelle ? Ainsi, vous pourrez mieux adapter la forme et le contenu au contexte de l’organisation. Aujourd’hui, les événements digitaux peuvent se dérouler à travers les médias sociaux, les plateformes de questions-réponses ou les webinaires aux chats. Choisissez un format qui engage votre audience.

Sachez que même pour ce préalable, notre équipe se tient à vos côtés, car cette phase détermine la conduite de l’évent. Nous cherchons donc à identifier les cibles de la conférence. S’agit-il de vos clients, de vos investisseurs ou de vos employés ? Vos éclaircissements à ce sujet nous aident à convenir de la forme et du contenu adaptés à votre événement virtuel.

Promouvoir votre événement : une étape indispensable pour sa réussite

Pour rassembler le maximum de participants, vous devez diffuser le message de votre événement digital en recourant aux canaux les plus appropriés. Cette étape est primordiale pour expliquer à votre audience ce qu’elle doit attendre de la conférence, ce qu’elle gagne à y participer et comment s’y inscrire. Par expérience, notre agence sait que les réseaux sociaux et les campagnes de marketing sont les meilleurs moyens de diffuser le message de votre événement.

Ainsi, en fonction du public visé, il faudra mettre en place une stratégie de communication efficace. Pour apporter une plus-value à votre conférence, nous recommandons de choisir des panélistes de renom ou des intervenants de référence dont l’annonce de la venue motivera votre public.

Dans ce type de visioconférence, nous discutons avec vous de la nécessité des frais de participation qui jouent un rôle essentiel dans la promotion de votre événement. Beaucoup proposent des conférences en ligne gratuites pour attirer le maximum de gens. Toutefois, si vous offrez quelque chose d’original et vous disposez d’un budget limité, il est préférable de fixer un tarif pour la participation.

En ce qui concerne l’inscription en ligne, nous mettons en place un système de réservation. Cette mesure aide à connaître le nombre, le type et la localisation des participants. Les adresses électroniques et les contacts téléphoniques recueillis permettront de rappeler aux potentiels participants la date de l’événement et d’autres informations utiles.

Trouver les bons prestataires pour assurer la réussite de l’organisation de la conférence virtuelle

Notre agence d’événement s’occupe de toute l’organisation de la conférence virtuelle, y compris la nécessité de trouver les prestataires techniques. Ces derniers sont indispensables si vous désirez offrir à vos participants une expérience digitale de qualité. Selon l’effectif de votre audience, il vous faut un matériel de visioconférence adapté. Nous prenons soin de trouver des techniciens d’image et de son pour s’assurer du relais de l’événement.

Il est aussi important de disposer d’une bonne couverture Internet. Si votre entreprise possède un site web, l’intervention d’un webmaster ou d’un informaticien peut être utile pour y organiser une conférence. Autrement, il vous suggère une plateforme avec des fonctionnalités suffisantes pour garantir la tenue de votre activité professionnelle.

Notre communication post-conférence pour améliorer les rencontres ultérieures

L’accompagnement de notre agence événementielle, Wagram & Vous, consiste à collecter pour cette édition votre avis et celui des participants dans le but d’améliorer les événements futurs. Aussi, cette démarche vise à fidéliser votre audience et à la rendre réceptive à la tenue de nouvelles conférences.

Ainsi, vous pourrez nourrir avec eux des objectifs communs et entretenir davantage vos relations professionnelles. Grâce à l’expérience de Wagram & Vous dans le domaine événementiel, vous êtes certain de réussir l’organisation de votre conférence virtuelle. Contactez notre agence pour que nous en discutions.