Organiser une convention d’entreprise, c’est réunir tous les collaborateurs, les partenaires ainsi que toutes les parties prenantes d’une société pour faire passer un message ou discuter de sa stratégie. Compte tenu de son importance, une phase de préparation est nécessaire pour définir à l’avance les objectifs de la convention et toutes les actions à mener pour en faire une réussite.

Devront donc être étudiés les points essentiels comme le planning, le budget, la logistique, l’animation, la prise d’image et de son et le débriefing. Afin de s’assurer du succès de votre événement, faire appel à une agence événementielle spécialisée comme Wagram & Vous permet de bénéficier de l’accompagnement d’un expert. Toutefois, voici quelques indications à suivre pour bien organiser votre événement.

Commencez par définir les objectifs de votre convention

Des objectifs de la convention dépendent l’orientation et l’ambiance à créer autour de votre événement. Il est donc primordial de bien définir le but de votre meeting afin que toutes vos actions concourent à sa réussite. Pour commencer, posez-vous ces questions :

• organisez-vous une convention pour remercier le personnel de votre entreprise ?
• désirez-vous présenter de nouvelles idées de développement de votre affaire ?
• célébrez-vous un nouveau partenariat ou un nouveau projet ?
• s’agit-il simplement de récompenser les meilleurs collaborateurs ?

Une fois que vos objectifs sont bien définis, vous pourrez plus facilement déterminer le public cible de votre convention. Selon votre but, il peut s’agir des travailleurs de l’entreprise, des clients, des fournisseurs ou encore des investisseurs. C’est seulement lorsque vous clarifiez ces détails que vous pourrez commencer à planifier les activités à mener durant l’événement.

Avec plus de 30 années d’expérience dans l’organisation de conventions et d’autres activités, notre agence de communication événementielle à Paris met à votre disposition ce savoir-faire et ses acquis pour vous aider à définir le sens et le but de votre meeting. Selon vos objectifs, nos experts vous conseilleront sur le format et les activités à privilégier pour le type d’événement souhaité.

Établissez un planning pour déterminer le budget de la convention

Maintenant que vous avez une idée précise du but de votre convention, la prochaine étape est de planifier les activités qui y seront associées. Une multitude d’options s’offrent à vous certes, mais seules quelques-unes permettent de créer des liens au sein du groupe et d’instaurer une meilleure cohésion d’équipe.

De même que les activités doivent être choisies de façon pertinente, il faudra également bien décider de la chronologie dans laquelle elles se suivront. Est-ce qu’il est plus judicieux de commencer par la présentation de cas d’entreprise ou le partage d’informations sur les dernières innovations technologiques ? Quelle activité permettra de capter convenablement l’attention de votre audience ?

Prenez donc soin de mûrir votre réflexion au sein de l’équipe d’organisation avant de prendre une décision.

Pour profiter des conseils d’un spécialiste, recourez à notre agence spécialiste de l’organisation de conventions annuelles. Nos experts bénéficient de l’expérience de ce type d’événement. Ils peuvent vous suggérer les activités à mettre en œuvre pour engager au maximum votre public. En plus, ils vous seront d’une grande aide dans la définition du budget.

Logistique, animation, prise d’image et de son : éléments importants à considérer pour organiser une convention

Ici, il est question de définir le lieu adéquat pour organiser votre convention. Il doit convenir pour les différentes activités qui s’y tiendront et pouvoir accueillir le nombre de participants. Généralement, l’on recommande de commencer par définir le besoin en personnel et en matériel avant de procéder au choix du lieu.

À savoir que les éléments à inclure dans la logistique et dans l’animation dépendent également du format choisi pour votre convention annuelle. Une conférence virtuelle nécessite une organisation différente d’une rencontre en présentiel. C’est donc un paramètre important dans vos prises de décision.

Quels que soient vos besoins en personnel, conférencier, photographe, danseur, DJ ou musicien, Wagram & Vous bénéficie d’un large réseau de partenaires pour vous aider à pourvoir tous les postes indispensables. Pour parvenir à réaliser un événement d’entreprise original, notre agence possède un carnet d’adresses qui lui permet de trouver facilement les professionnels et les matériels requis pour la réussite de votre convention.

Le débriefing : une étape essentielle au terme d’une convention

En fonction du type d’événement, soirée d’entreprise ou convention d’affaires, que vous souhaitez organiser, un débriefing peut s’avérer nécessaire. Il vous permet de faire le point de la rencontre et de noter les améliorations à apporter pour le séminaire d’entreprise de l’année à venir.

En définitive, organiser un événementiel d’entreprise requiert non seulement une préparation importante, mais aussi des connaissances techniques en ce qui concerne la logistique. Sous ce rapport, Wagram & Vous vous facilite la tâche et vous assure une organisation réussie. L’agence met ses compétences au service de votre entreprise, peu importe votre secteur d’activité. Nous déterminons le type de messages stratégiques à diffuser pour toucher et engager le maximum de participants. Faites appel à nous pour faire vivre à votre audience un événement unique.