8 choses à savoir avant d’organiser un voyage en groupe

Anne-Lise

Vous vous en doutez très certainement, un voyage en groupe ne s’improvise pas. Que vous souhaitiez organiser un team building, une soirée d’anniversaire d’entreprise, un voyage de récompense pour 15 ou 300 personnes, les deux mots d’ordre pour un événement réussi restent les mêmes : anticipation et organisation. Découvrez 8 choses à savoir absolument avant d’organiser votre voyage de groupe.

Connaître les capacités physiques des participants

Tous vos collaborateurs n’ont pas le même âge ni la même forme physique. Choisissez des activités accessibles à tous ou proposez-leur toujours plusieurs niveaux de difficultés. Par exemple, si lors de votre voyage de récompense, vous voulez faire découvrir un lieu aux participants à travers une marche, offrez-leur le choix entre un parcours long et un court. Ainsi, vous permettrez à tous de profiter pleinement de leur séjour.

Bien choisir les lieux des repas

Rares sont les restaurants qui ont les capacités d’accueillir un groupe sans réservation ! Si vous ne voulez pas peiner à trouver le lieu du repas lors de votre séjour, pensez à sélectionner des établissements en amont et à les contacter pour s’assurer qu’ils pourront vous recevoir le jour J.
Profitez-en également pour leur demander s’ils proposent des options végétariennes, végétaliennes ou sans gluten, afin que chaque participant puisse y trouver son bonheur.

Se renseigner sur les moyens de transports

Si votre voyage en groupe nécessite un déplacement en avion, train ou tout autre moyen de transport en commun, il convient de contacter les compagnies de transport pour vérifier s’ils ont la possibilité d’accueillir l’ensemble de vos collaborateurs. Cela vous évitera bien des soucis logistiques ! De plus, certaines compagnies de transport pourraient vous proposer des réductions tarifaires si vous les contactez avant de réserver.

Réserver les visites lors d’un voyage en groupe

Pour ne pas risquer de se voir refuser l’entrée ou de perdre des heures dans une file d’attente, il est nécessaire de réserver à l’avance les différentes visites et excursions que vous souhaitez proposer à vos collaborateurs. Pour vos voyages annuels, anticipez les réservations au maximum pour vous assurer des disponibilités.

Voyage de groupe

Choisir des logements adaptés

Lors d’un voyage de groupe, il est nécessaire de prendre le temps de sélectionner un, ou plusieurs, logements adaptés à votre événement. Choisissez avec soin l’emplacement et vérifiez les équipements proposés par le lieu pour vous assurer qu’ils correspondent à vos attentes : salles de réunions, terrasses, piscines, bars, accessibilité, salles de conférences… Vous ne choisirez sans doute pas le même hébergement pour un voyage de récompense, un team building ou une visite de délégation !

Créer un canal de communication

Lors de votre voyage de groupe, il est nécessaire que tous les participants puissent communiquer facilement avec les organisateurs s’ils ont des questions ou un quelconque problème. Pour cela, le plus simple est de créer avant le départ, un canal de communication. Vous pouvez par exemple opter pour une discussion sur Skype, Messenger, Whatsapp ou même une adresse email dédiée au séjour.

Connaître les centres d’intérêts des participants

Pour réussir un voyage de récompense, ou n’importe quel voyage de groupe, vous devez absolument vous renseigner sur les centres d’intérêts des participants. Ainsi, vous pourrez leur proposer des activités qu’ils apprécieront et vous assurer qu’ils profitent au maximum de leur séjour.
Pensez également à vous renseigner sur d’autres points importants : phobies, allergies alimentaires, soucis de santé… Connaître ces informations vous aidera à faire de ce voyage de groupe une véritable réussite.

Concevoir un planning équilibré

Enfin, que votre événement soit un voyage incentive, un séminaire annuel d’entreprise ou tout autre type d’événement, il est bien-sûr obligatoire de concevoir un planning précis. L’improvisation n’a pas sa place lors d’un séjour réunissant plusieurs personnes. Lorsque vous mettrez en place votre planning, pensez à l’équilibrer : temps de travail, visites guidées, temps libres, activités plénières ou en petits groupes.

Un voyage en groupe demande énormément de préparation et d’organisation en amont, mais également de logistique une fois sur place. Les équipes de Wagram & Vous vous accompagnent tout au long de votre projet afin que votre événement de groupe soit parfaitement adapté à vos attentes !

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