Comment bien gérer le budget de votre événement ?

Anne-Lise

Bien gérer son budget est la base d’un événement réussi et efficace. Sans budget défini et suivi, les mauvaises surprises budgétaires risquent de s’accumuler et de plomber votre projet… Alors que vous souhaitiez organiser un voyage de rêve au bout du monde pour récompenser tous vos collaborateurs ou une journée de séminaire à quelques kilomètres de votre lieu de travail habituel, on partage avec vous nos conseils pour bien gérer votre budget !

1. Définir ses envies

La première étape de l’établissement de votre budget consiste à lister toutes les caractéristiques de votre événement : sa durée, sa localisation, le nombre de participants, les activités… Pour cette première étape, ne vous posez pas de limites et laissez parler vos envies !

Une fois la liste établie, séparez vos idées en 2 colonnes : les « indispensables / obligatoires » (par exemple, les frais des repas) et les facultatives, voire irréalistes (par exemple, des nuits dans un palace pour l’ensemble d’un séjour).

Fixez-vous ensuite un montant total à ne pas dépasser pour votre projet. Lorsque vous commencerez à établir votre budget, vous verrez si vous avez les moyens d’ajouter une ou plusieurs de vos envies facultatives à votre événement.

2. Calculer les dépenses liées à l’événement

Pour bien gérer son budget, la seconde étape concerne les dépenses : listez absolument toutes les dépenses que va engendrer votre événement. Prenez le temps de réfléchir aux moindres détails ! Parmi les composantes fréquentes d’un budget événementiel, on trouve par exemple la restauration, l’hébergement, les activités, les frais de transports, les dépenses en matériel technique, les dépenses en assurance et en sécurité… Mais il existe de très nombreux autres frais à ne pas oublier (décoration, communication, droits d’auteur…).

3. Calculer les revenus liés à l’événement

Si votre événement génère des revenus directs, par exemple la location de stands à des exposants dans le cadre d’un salon, vous devez les évaluer précisément pour les intégrer à votre budget. Vous pourrez ainsi vérifier que votre budget global, les dépenses moins les gains, correspond bien au montant accordé au projet.

Si les dépenses prévues dépassent votre budget, il faudra alors revoir votre projet pour en diminuer le coût ou trouver des financements supplémentaires.

A l’inverse, si les dépenses prévues sont inférieures au budget alloué, vous pourrez alors piocher dans la liste de vos idées facultatives évoquée à l’étape 1 !

4. Pour bien gérer son budget, il faut le mettre à jour !

Pour éviter les mauvaises surprises et bien gérer son budget, il est nécessaire de suivre précisément et en temps réel chacune de vos dépenses. En effet, il n’est pas rare qu’il y ait une différence de prix entre une estimation et un coût effectif. Pour vous assurer de ne pas déraper, il faut donc penser à mettre à jour votre budget lors de chaque dépense. Vous pourrez ainsi suivre le coût de votre événement au jour le jour.

5. Penser aux imprévus

Un bon budget est un budget qui prend en compte les imprévus, impossibles à prévoir par définition, mais bien plus fréquents que ce que vous ne pouvez imaginer ! Si vous ne voulez pas vous retrouver dans une situation délicate, il est indispensable de prévoir une marge budgétaire. Vous vous sentirez bien plus serein en sachant que vous pouvez faire face à une dépense impromptue sans devoir abandonner l’ensemble de votre projet.

6. Faire appel à Wagram & Vous pour s’assurer de bien gérer son budget

Comme vous venez de le voir, bien gérer son budget pour organiser un événement peut vite s’avérer compliqué et chronophage. De la définition de vos besoins aux dépenses sur place, en passant par les nombreuses demandes de devis, la gestion des imprévus ou encore les négociations, prendre en charge la partie budgétaire d’un événement demande beaucoup d’investissement et d’assiduité.

Pour vous aider dans cette tâche et vous accompagner tout au long de votre projet, contactez les équipes de Wagram & Vous. Grâce à notre expérience et notre expertise, nous saurons vous proposer un événement sur-mesure, adapté à vos attentes, à vos objectifs et à votre budget !

 

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