Comment organiser un événement en respectant les mesures sanitaires ?
Minutieusement respectés, ces conseils vous aideront à maintenir votre événement !
La crise du Covid-19 a fortement ralentie les événements professionnels. Avec la rentrée, certaines entreprises tentent toutefois de réunir les collaborateurs autour de moments d’échanges, sans toutefois savoir exactement comment s’y prendre. En effet, les règles sanitaires peuvent sembler être un frein à l’organisation d’un séminaire ou d’une convention en présentiel. Pourtant, bien pensées en amont, bien mises en place et bien respectées, ces mesures n’empêchent pas la réussite de votre événement !
Des mesures sanitaires prises en amont de l’événement
La logistique est le coeur d’un événement réussi. Elle l’est d’autant plus depuis la mise en application de mesures sanitaires très strictes pour éviter tout risque de contamination d’une personne à l’autre. Certaines actions sont indispensables :
INFORMER LES PARTICIPANTS EN AMONT
Communiquer sur son événement est indispensable pour que le public soit présent le jour J. Si vous envoyez un email de relance la veille, veillez à insérer une rubrique expliquant les mesures mises en place et rappeler l’obligation du port du masque.
GÉRER LE NOMBRE DE CONVIVES
Comme pour tout événement quel qu’il soit, la capacité du lieu doit être adaptée au nombre de participants. Cette contrainte s’applique d’autant plus avec la distanciation sociale imposée à l’heure du Covid-19. Veillez alors à respecter un mètre d’écart entre chaque participant, ou une chaise sur deux.
PRÉVOIR UNE SIGNALÉTIQUE ADAPTÉE
Afin de faciliter les déplacements, pensez à prévoir une signalétique pour les sens de circulation et des affichages pour rappeler les règles sanitaires à respecter (se laver régulièrement les mains, tousser dans son coude, conserver une distance d’au moins un mètre avec son voisin, etc.)
NETTOYER LES LIEUX
Les espaces doivent être minutieusement nettoyés et désinfectés avant l’arrivée des participants. Faites également en sorte de bien aérer les lieux !
Une application rigoureuse des règles sanitaires pendant l’événement
Une fois les participants arrivés, il est également important de prendre certaines précautions pour minimiser les risques de transmission.
METTRE A DISPOSITION DU GEL HYDROALCOOLIQUE
Installez des distributeurs automatiques devant chaque entrée afin de permettre aux participants de se désinfecter les mains.
DISTRIBUER DES MASQUES
Afin d’anticiper les éventuels oublis, distribuez des masques en tissus Made in France. Ce sera l’occasion de valoriser le savoir-faire français ou un artisan local.
PRIVILÉGIER LES EXTÉRIEURS
Si le lieu et la météo le permettent, installez des tables et des chaises en extérieur pour les pauses café, le déjeuner, le cocktail, voire même les conférences !
Photographie prise lors du Heavent à Cannes en 2020, où les conférences se sont déroulées en extérieur. Tous les participants étaient masqués.
DÉSINFECTER
Tout au long de la journée, nettoyez rigoureusement les espaces. Pensez également à désinfecter les micros des intervenants après chaque utilisation.
Une organisation minutieuse est la clé d’un événement réussi ! Bien réfléchi et préparé en amont, votre séminaire sera mieux maîtrisé, malgré les nouvelles contraintes liées aux mesures sanitaires à appliquer.
Chez Wagram & Vous, nous vous proposons un accompagnement sur-mesure, de la préparation de votre événement à sa réalisation. Flexibles et forces de proposition, nos équipes savent s’adapter aux imprévus afin que votre séminaire atteigne vos objectifs !
