Time 5 jours

People170 participants

Congrès

Congrès sur 5 jours avec arrivée et départ en décalé : comment réussir à faire vivre une expérience positive à tous les participants ?

Speaker Giving a Talk at Business Meeting. Audience in the conference hall. Business and Entrepreneurship. Panoramic composition suitable for banners.

Nous avons été sollicités pour accompagner le staff d'un laboratoire pharmaceutique dans l'organisation d'un congrès d'urologues à Amsterdam. Notre accompagnement était sur trois axes : logistique des 170 participants du congrès de façon individuelle, organisation d'un séminaire en interne pour l'équipe du laboratoire ainsi que des dîners de différentes délégations.

Ce congrès sur 5 jours prévoyait des arrivées et des départs en décalé. L'enjeu était de soulager l'équipe du laboratoire et de s'assurer que chaque participant soit reçu de la meilleure façon.

Gestion des participants au congrès

Le congrès avait lieu au RAI - un centre de convention à Amsterdam. Nous étions en charge des inscriptions de tous les participants médecins, professeurs et internes au laboratoire en provenance des 4 coins du monde. En découlaient l'interface avec l'hôtel et l'organisation des transferts de la gare / aéroport pour chacun des 170 participants.

Petite complication : une grève a opéré sur place à Amsterdam et notre équipe a dû revoir l'organisation des transferts. D'où l'importance d'avoir une équipe de professionnels sur place pour ce genre d'événements !

Raï amsterdam convention center congrès wagram et vous
Group of doctors talking to pharmaceutical sales representative on conference.

Organisation d'un séminaire interne pour le laboratoire

Le staff du laboratoire était logé au Park Inn by Radisson Amsterdam City West 4* et a pu profiter des salles de réunions au sein de l'hôtel, pour se réunir, se concerter et assurer le bon déroulé du congrès en amont.

Après un déjeuner d'équipe, nous les avons emmené découvrir Amsterdam à bord d'un bateau où un maître fromager était présent pour les faire déguster un accord fromages affinés et vins. 

La journée se clôturait sur un autre moment de convivialité autour d'un dîner dans un restaurant branché de la ville.

Dîners des délégations

Le but de ces dîners des délégations était de réunir les médecins issus de zones géographiques similaires pour se retrouver et partager des moments de convivialité pendant le séjour.

Nous avons notamment organisé des dîners pour des marocains-tunisiens, des français, les speakers du congrès et des libanais-syriens.

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L'IMPACT

Chaque participant a été reçu de manière équivalente

Pour les équipes du laboratoire pharmaceutique, grâce à notre accompagnement, nous faire confiance leur a permis de lâcher prise et d'avoir une fluidité dans l'organisation qui s'est ressentie auprès des participants.

La typologie des participants était VIP (les médecins) et la complexité de la logistique ne devait pas transparaître lors de leur venue. Pari réussi, chacun a été choyé et bien traité pendant son séjour !

Le client a pu se laisser porter par l'agence en toute confiance dans cette logistique dense.

Doubler son équipe est un choix stratégique pour l'entreprise organisatrice. En effet, vous pouvez continuer à organiser votre événement comme vous le souhaitez, mais Wagram & Vous assure un back-up conseil et logistique en marque blanche pour vous permettre d'être présent sur les postes les plus importants de votre événement !

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