Vocabulaire événementiel, maîtrisez le langage des pros

AO : Deux petites lettres pour un concept essentiel : l’appel d’offre. L’appel d’offre est la réponse de l’agence événementielle au brief d’un client ou d’un prospect. C’est la première étape de votre collaboration !

Brainstorming : Très utilisé dans les entreprises, le brainstorming consiste à chercher des idées originales lors d’une réunion, en laissant chaque participant émettre des suggestions spontanées.

Brief : La base d’un événement ! Le brief est le document indispensable pour concevoir un événement car il décrit le projet et les informations principales (typologie d’événement, nombre de participants, objectifs, contexte, dates, budget…).

Captation : La captation désigne l'enregistrement audio et/ou vidéo de votre événement. Idéale pour en garder une trace, alimenter vos réseaux ou le diffuser en direct (live) auprès des absents.

Chambre single : Un terme à connaître lorsque vous cherchez un hébergement pour votre événement ! Une chambre single est une chambre avec un seul lit simple.

Chambre twin : Cette fois, ce terme désigne une chambre avec 2 lits simples.

Conducteur (ou run down) : Document minute par minute qui orchestre le déroulé technique et artistique de l'événement. C'est la partition que suivent la régie et les intervenants.

Convention : Grand rendez-vous d'entreprise réunissant de nombreux collaborateurs autour d'un temps fort stratégique : bilan d'année, lancement, prises de parole de la direction…

Débrief : Réunion qui suit l'événement pour analyser ce qui a fonctionné (ou non) et capitaliser sur les retours. Une étape clé pour progresser d'un projet à l'autre.

DMC (réceptif) : Destination Management Company. C’est l’agence en charge de votre événement à l’étranger. Elle est souvent d’une grande aide pour son savoir-faire et sa connaissance du marché national.

Eductour : Un eductour est un voyage de promotion et d’information proposé gratuitement aux agences de voyages et tour-opérateurs par les fabricants de voyages.

Goodies : Petits cadeaux personnalisés remis aux participants (tote bag, gourde, carnet…). De plus en plus pensés responsables et durables.

Grill : Dans le contexte de l’événementiel, un « grill » est une structure fixée au plafond servant à accrocher du matériel technique (son, lumière, projection…). Un élément important pour faciliter la mise en place de certaines activités !

Incentive : Un incontournable du jargon événementiel ! Incentive signifie « motivation ». Un événement incentive est donc un événement ayant pour but de stimuler et renforcer la motivation des équipes par une récompense challengeante.

Keynote : Intervention phare d'un événement, portée par un orateur de marque (keynote speaker) pour inspirer et marquer les esprits.

MICE : Un acronyme pour “Meetings, Incentives, Conferencing, Exhibitions”. C’est un type de tourisme qui fait référence aux événements organisés par les grands groupes pour leurs employés et / ou leurs clients.

Pax : Ce sont les participants à l’événement.

Phygital : Contraction de « physique » et « digital ». Un événement phygital combine présentiel et participation à distance pour toucher tous vos publics.

Pitch : Le pitch est une petite présentation orale, courte et synthétique.

Plan de table : Organisation de la répartition des convives lors d'un dîner ou d'un gala. Un détail qui pèse lourd dans la réussite d'une soirée !

Plénière : Ce terme désigne une réunion à laquelle assistent tous les participants de l’événement.

Reco (ou recommandation) : La reco fait suite à l’appel d’offre ou au brief du client ou du prospect. C’est un dossier qui présente le projet événementiel dans son ensemble.

Régie : Poste de pilotage technique de l'événement (son, lumière, vidéo). C'est depuis la régie que tout est coordonné en temps réel.

Roadbook : Le roadbook est un document très utile car il récapitule le déroulé complet de l’événement. Il résume les missions de tous les organisateurs et intervenants.

Roadshow : On parle de roadshow lorsqu’un même événement se déplace de ville en ville dans le cadre d’une tournée événementielle.

Rooming list : Comment éviter de longues minutes d’attente ? Préparer la rooming list en amont. Il s’agit de la liste décrivant la répartition des chambres pour les convives.

Rough : Le rough est un dessin présent le projet scénographique d’un événement. Il est utile pour se projeter sur le lieu et avoir une idée de l’agencement des espaces.

Save the date : Message envoyé en amont de l'invitation officielle pour que vos participants bloquent la date dans leur agenda.

Scénographie : Mise en scène globale de l'espace événementiel : décor, lumière, circulation, ambiance. Elle donne vie à votre concept et à votre identité de marque.

Séminaire : Temps de travail et de cohésion réunissant les équipes hors de leur cadre habituel, mêlant réflexion stratégique et moments conviviaux.

Sous-commissions : Contrairement aux plénières, les sous-commissions sont des réunions lors desquelles les participants sont regroupés en petits groupes. C’est une bonne solution pour favoriser les échanges autour de thématiques diverses.

Spare : On appelle « spare » le matériel et les accessoires de rechange, disponibles en cas de besoin.

Speaker : Intervenant qui prend la parole lors de l'événement (expert, dirigeant, grand témoin) pour informer, inspirer ou animer.

Standiste : Professionnel chargé de concevoir et monter les stands, notamment sur les salons et les événements de marque.

Team building : Parmi les événements incontournables, on retrouve le team building. Il vise à renforcer la cohésion au sein de l’entreprise, motiver les équipes ou intégrer les nouvelles recrues par des activités de groupe.

TMC : Travel Management Company, ou les plus grandes agences de voyages d’affaires.

Toppeur : Comme son nom l’indique, le toppeur est la personne en charge de donner les « tops départs » pendant l’événement aux techniciens et régisseurs. Ces signaux sont notamment utilisés lors des changements de lumières, sons, vidéos, etc.

Tour Leader : Le tour leader est une personne indispensable à la réussite d’un événement. C’est lui qui est en charge du bien-être des participants lors des déplacements.

Voyage d’étude (ou learning expedition) : Un voyage d’étude est un séjour proposant une série de visites de terrain reliées à une thématique globale précise. Il a pour but de faire découvrir aux collaborateurs d’autres cultures d’entreprises, au sein même des équipes.

Voyage de récompense : Ce type d’événement est organisé pour récompenser le travail et les résultats des équipes de vente. Il peut être réservé aux meilleurs vendeurs ou proposé à toute l’équipe commerciale.

Venue Finder : Une venue finder est une agence spécialisée dans la recherche de lieux pour votre événement.

Welcome pack : Kit d'accueil remis aux participants à leur arrivée (programme, badge, goodies…). Parfait pour soigner la première impression.

‍Workshop : Atelier de travail collaboratif en petit groupe, propice aux échanges concrets et à la production d'idées.

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Le jargon événementiel n'a désormais (presque) plus de secrets pour vous ! Les équipes de Wagram & Vous vous attendent pour discuter de vos projets et vous accompagner tout au long de leur réalisation. → Parlons de votre événement.