Comment organiser un événement à l’étranger ?

Anne-Lise

Sous le soleil de l’Afrique du Sud, au cœur des paysages paradisiaques de Sicile ou encore dans les vastes étendues de l’Ouest américain, un événement à l’étranger réussi est excellent pour la bonne marche de votre entreprise. On vous explique pourquoi et on partage avec vous nos conseils pour organiser votre projet hors de France !

Pourquoi organiser un événement à l’étranger

De nombreuses occasions peuvent mériter d’organiser un événement à l’étranger pour vos collaborateurs : un anniversaire d’entreprise, une année réussie, un séminaire team building ou un voyage de récompense, un comité de direction ou un voyage annuel…

L’événement à l’étranger s’avère aussi plaisant pour vos collaborateurs que bénéfique pour le fonctionnement de votre entreprise ! En effet, un événement hors de l’hexagone est particulièrement efficace pour motiver vos salariés au quotidien.

De plus un événement à l’étranger est l’occasion idéale de créer ou de renforcer les liens au sein des équipes. Le dépaysement, les expériences vécues et les souvenirs associés vont créer un véritable sentiment d’appartenance au groupe.

L’événement à l’étranger, hors du cadre habituel, peut également stimuler la créativité, l’investissement et l’efficacité des collaborateurs, ce qui leur permet de s’épanouir davantage professionnellement tout en contribuant à la réussite de l’entreprise.

Opter pour un événement à l’étranger permet de s’assurer de conditions optimales pour remplir vos objectifs. Vous souhaitez proposer des activités de groupe en extérieur qui nécessitent du beau temps au mois d’avril ? Pensez à des villes comme Madrid ou Marrakech, qui auront plus de chances d’avoir un temps clément à cette période de l’année.

San Fransisco

9 conseils pour organiser un événement à l’étranger

Maintenant que vous savez pourquoi un événement à l’étranger est bénéfique pour votre entreprise, passons aux conseils pratiques :

1. Définir des objectifs et un budget

Comme pour tout projet événementiel, un événement à l’étranger doit s’appuyer sur des objectifs clairs et un budget précis. Commencez donc pas définir le but de votre projet (récompenser des salariés, améliorer la communication, remotiver des équipes…) puis réfléchissez au budget que vous pouvez y allouer.

2. Bien choisir sa destination

Lors d’un événement à l’étranger, le choix de la destination joue un rôle primordial dans la réussite du projet. Pensez à bien vous renseigner sur le pays : visas nécessaires, sécurité, coutumes… Chez Wagram & Vous, nos équipes s’occupent de toutes ces modalités administratives pour vous !

3. Visiter les lieux en amont

Se rendre sur place quelques semaines avant l’événement est un excellent moyen pour découvrir les environs, visiter les différents hôtels, tester les restaurants, ou encore choisir les activités. Cela vous aidera à établir un programme précis.

4. Proposer un thème pour votre événement à l’étranger

Définir un thème pour un événement à l’étranger permet de mettre en place un fil rouge qui vous aidera à conserver une cohérence au sein des activités proposées aux participants. Bien qu’optionnel, un thème est une bonne façon de construire un programme efficace pour le séjour !

5. Créer un planning adapté

Le planning est évidemment indispensable lors d’un voyage d’entreprise. Il doit répondre à vos objectifs, mais également aux attentes de vos collaborateurs, en alliant activités de tourisme et temps de travail. Prenez le temps de créer un planning précis, cohérent et adapté.

6. S’entourer d’experts locaux

Pour que votre événement à l’étranger soit une véritable réussite, il peut être utile de s’entourer d’experts locaux qui sauront vous conseiller sur les activités disponibles, mais également vous aider à bien comprendre les mœurs locales.

7. Aider les participants à se préparer

Vos collaborateurs peuvent ressentir le besoin d’être guidés dans la préparation de cet événement à l’étranger. Afin que tout se déroule au mieux, le partage d’informations, tel que les démarches administratives, les coutumes, les conditions climatiques, permet à chacun de mieux se projeter dans l’événement à venir.

8. Penser aux plans B

Tous les événements, quels que soient leurs formats ou leurs lieux, nécessitent de prévoir des plans B. Les événements à l’étranger ne font pas exception à cette règle… Que ce soit pour le logement, les repas, les activités ou même les moyens de transport, vous devez toujours envisager une solution alternative. Cela vous évitera bien des angoisses et des déconvenues.

9. Faire appel à une agence événementielle

Organiser un événement à l’étranger demande beaucoup de temps, d’expertises diverses et d’investissement. Chez Wagram & Vous, nous mettons notre expérience à votre service pour créer pour vous des événements sur-mesure, parfaitement adaptés à vos objectifs et votre budget.

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