Un événement est le résultat d’un ensemble de paramètres qui ont été anticipés afin de garantir sa réussite. Que ce soit pour le choix du lieu, des prestataires, du traiteur ou des animations, tout doit être pensé et maîtrisé dans les moindres détails. L’anticipation est donc la clé du succès pour un événement d’entreprise réussi !

Quels sont les bénéfices d’anticiper l’organisation de votre événement ? 

1. UN ÉVÉNEMENT RÉUSSI

Organiser un événement bien en amont permet d’anticiper les éventuels imprévus qu’ils pourraient avoir lieu le jour J. Par exemple, planifiez un plan B, si votre activité team building en extérieur peut être perturbé par des conditions météorologiques capricieuses. De ce fait, un rassemblement bien préparé en amont sera mieux maîtrisé et ainsi plus réussi.

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2. DES PARTICIPANTS SATISFAITS

Qui dit événement réussi, dit aussi participants et clients satisfaits ! L’anticipation est alors essentielle pour une expérience client maximisée. Plus celui-ci sera maîtrisé, plus les convives en seront satisfaits, et plus ils garderont un bon souvenir de ce moment partagé. Ils seront également plus à même de revenir lors d’une prochaine rencontre si celle-ci a été un succès. 

3. UNE MEILLEURE GESTION DES IMPRÉVUS

Malgré toutes les précautions et une organisation ficelées à quatre épingles depuis plusieurs mois, un imprévu le jour J peut arriver. Si votre événement a été bien anticipé, la gestion de cet imprévu sera moins stressant et vous permettra de réagir plus rapidement et efficacement.  

 

Quelles sont les étapes pour anticiper l’organisation de votre événement ? 

 1. DÉFINIR UN OBJECTIF

La première étape importante lors de l’organisation de votre projet est de définir l’objectif de celui-ci. Pour quelles raisons souhaitez-vous rassembler vos collaborateurs ou vos clients et partenaires ? Vous souhaitez présenter votre nouvelle stratégie ? Faire un bilan de l’année écoulée ? Remercier et féliciter vos équipes ? Selon votre objectif, le format sera différent : séminaire, soirée d’entreprise, comité de direction ou voyage de récompense…

2. DÉFINIR UN BUDGET

Avoir un budget définit permettra d’adapter le programme de votre événement : choix du lieu, du traiteur, des prestataires, des animations. Le budget dépendra de vos ambitions et de vos enjeux stratégiques. Il aura forcément un impact sur l’organisation logistique et les animations. 

3. FIXER UNE DATE

Anticiper votre événement vous permettra de rassembler un plus grand nombre de convives et de tenir compte de leur emploi du temps. Le choix de la date vous permettra également vous renseigner sur les conditions climatiques et culturelles du lieu de votre événement.

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4. FAIRE DES RÉSERVATIONS

Il est à présent temps de faire les réservations. Anticiper votre événement en amont, vous permettra d’avoir plus de choix, que ce soit pour les lieux, les traiteurs, les activités, les prestataires divers etc. Cette anticipation sera également bénéfique pour vous éviter de perdre des heures dans une file d’attente ou de vous voir refuser l’entrée d’un restaurant car celui-ci n’a plus de place pour accueillir votre groupe. Anticipez les réservations au maximum pour vous assurer des disponibilités ! 

5. COMMUNIQUER SUR SON ÉVÉNEMENT

Il ne vous reste plus qu’à communiquer sur votre projet. Soit en interne s’il s’agit d’un événement pour vos collaborateurs. Dans ce cas, vous pouvez envoyer une newsletter, communiquer via votre canal de diffusion habituel, ou même organiser un petit-déjeuner pour marquer l’annonce ! Soit en externe s’il s’agit d’un rassemblement voué au grand public. Dans ce cas, vous pouvez contacter des agences de relations presses, communiquer via vos réseaux sociaux ou envoyer par email un “Save The Date”, suivi par une invitation formelle et des rappels jusqu’à la veille de l’événement.

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Vous l’aurez compris, l’anticipation est la clé d’un événement réussi. Bien organisé en amont, votre rencontre sera mieux maîtrisée, plus réussie, et vous évitera les crises d’angoisse de dernière minute ! Chez Wagram & Vous, nous vous proposons un accompagnement sur-mesure, de la préparation de votre événement à sa réalisation. Nos équipes sauront anticiper et s’adapter pour gérer efficacement chaque imprévu qui pourrait survenir le Jour J. N’hésitez pas à nous confier votre projet pour vivre sereinement chaque étape de son organisation.